Cómo dejar de procrastinar para ser más productivo en el trabajo

"Lo haré mañana". ¿Te suena familiar? Para muchos, posponer tareas hasta el último minuto es una forma de vida. A veces, tu trabajo se reduce a esos minutos finales en los que debes terminar un asunto pendiente. 

Ves lentamente cómo la puerta de la oficina se cierra, acompañado de un hermoso letrero de "Cerrado" que te indica que tienes pocos segundos para entregar ese informe. Y, sin más, terminas deslizando el documento por debajo de la puerta, rogando que las personas en el interior vean que cumpliste a tiempo lo prometido.

No hay duda de que retrasar crónicamente las tareas puede llevar a consecuencias negativas. Pero ¿cómo dejar de procrastinar y hacer las cosas de manera efectiva?

Para los emprendedores, la procrastinación puede ser especialmente perjudicial si quieren hacer realidad esa gran idea. Por eso, a continuación podrás descubrir las mejores formas sobre cómo dejar de procrastinar, mantenerte enfocado y hacer progreso mucho antes de tus fechas límite.

¿Qué es procrastinar?

Contrario a la creencia popular, la procrastinación no es producto de la pereza. Entonces, ¿por qué se hace? Una teoría (en inglés) es que, aunque la procrastinación es irracional (es sabido que es mala, pero se continúa practicando de todos modos), es el resultado de ser incapaces de manejar sentimientos negativos sobre una tarea.

Profundizando un poco más, procrastinar es una respuesta completamente emocional; no es un problema de manejo de tiempo. Según otro estudio (en inglés), está relacionado con la propensión humana hacia la gratificación instantánea. Evitar las emociones desagradables alrededor de hacer algo se vuelve más urgente que completar la tarea misma.

Su definición es sencilla:

"Es la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que la persona sabe que debe atender, pero que en su lugar pospone por otras situaciones más irrelevantes pero agradables".

Existen otras teorías que ayudan a explicar este fenómeno común. Si se entienden los distintos tipos de procrastinadores se podrán analizar las motivaciones que llevan a procrastinar en cada caso. Y, con ello, también se podrán alcanzar las mejores vías para dejar de procrastinar.

La teoría de la felicidad 

Sostiene que los humanos tendemos a evitar las tareas difíciles porque buscamos recompensas inmediatas. Esta inclinación, útil para nuestra supervivencia como especie, entra en conflicto con una sociedad que exige constancia y resultados a largo plazo. Comprender este impulso permite cambiar la percepción de la incomodidad: no como un fracaso, sino como parte natural del proceso de crecimiento.

La teoría de grafos o del bucle 

Esta teoría explica cómo, bajo estrés, reorganizamos nuestras prioridades de forma irracional, posponiendo lo importante por lo placentero. Para contrarrestarlo, se recomienda usar herramientas de compromiso, automatizar tareas y apoyarse en la presión social o colectiva.

La teoría de la predicción afectiva 

Nos muestra que sobrestimamos nuestro bienestar futuro y posponemos decisiones creyendo que “mañana estaremos mejor”. Conectar con el “yo futuro”, visualizar consecuencias y dar el primer paso (aunque sea mínimo) ayuda a romper ese ciclo y reducir la procrastinación.

Los 5 tipos de procrastinadores

Aunque no hay un conjunto ampliamente aceptado de arquetipos de procrastinadores, académicos y psicólogos han usado este marco para explicar motivos para la procrastinación. Hay algunos arquetipos que emergen una y otra vez, sin embargo, aunque con etiquetas variadas:

• El buscador de placer (también conocido como el buscador de emociones o el buscador de novedades) está más alineado con la teoría anterior. Este tipo de procrastinador deliberadamente elige hacer algo que produce placer sobre una tarea que necesita ser hecha. A veces este tipo procrastina para experimentar la emoción de último minuto de cumplir con una fecha límite que se acerca rápidamente.
• El soñador (también conocido como el optimista) es un tipo demasiado confiado. Son ajenos a las consecuencias de la procrastinación, a menudo creyendo que las cosas sucederán mágicamente sin intervención.
• El sobrecargado (también conocido como el que hace demasiado o la abeja ocupada) usa el estar ocupado como excusa para la procrastinación. Este tipo intencionalmente se sobrecarga para parecer productivo mientras no logra tareas que requieren atención inmediata o urgente.
• El perfeccionista (también conocido como el indeciso o el ejecutante) es uno que prioriza la perfección sobre la finalización. A menudo fallan en comenzar un proyecto o tarea por miedo a que no haya suficiente tiempo para hacerlo bien y cumplir con sus altos estándares.
• El evitador (también conocido como el preocupado o el autocrítico) procrastina porque está preocupado por el fracaso o el juicio. Este tipo busca evitar el dolor y no hace tareas por ansiedad y miedo.

¿Qué tipo de emprendedor eres? Si descubres cuál es tu personalidad como emprendedor, podrás desbloquear las ideas de negocio y estilos de trabajo más adecuados para ti. Emprende un viaje de autodescubrimiento para entender mejor por qué procrastinas.

¿Cómo te puede afectar el procrastinar?

La procrastinación puede frustrar a las personas que están alrededor. Cuando las expectativas no se cumplen o las tareas que afectan el trabajo de otros se posponen constantemente, esto puede dañar la confianza con colegas, amigos y otras personas en tu vida.

Los días críticos cuando se comienza a emprender se centran en la construcción de contactos y relaciones positivas con clientes, proveedores y otros socios. Y un patrón de procrastinación puede tener efectos negativos en tu negocio.

También considera a otra persona afectada por la procrastinación: tu yo futuro. Un estudio (en inglés) que examinó a un grupo de estudiantes universitarios durante el curso de un año escolar encontró que los procrastinadores tenían niveles más bajos de estrés en la parte temprana del año. 

Sin embargo, los niveles de estrés de este grupo superaron a los de los no procrastinadores al final del año.

Cómo dejar de procrastinar: 11 estrategias prácticas

1. Reconoce que estás procrastinando

"No existe una solución única que sirva para todos cuando se trata de afrontar la sensación de agobio", escribe Damon Zahariades en The Procrastination Cure. "El método más efectivo para controlar este sentimiento es identificar su causa raíz y abordarla en su origen".

Reconocer que la procrastinación es un problema para ti es el primer paso para dejar el hábito. Toma nota de tus sentimientos y diálogo interno cada vez que tengas la tentación de reprogramar cierta tarea. Aprender cómo dejar de procrastinar comienza con entender qué lo impulsa.

2. Revisa tus objetivos

La decisión de procrastinar puede surgir de una desconexión con la recompensa o beneficio de completar una tarea. Participar en el establecimiento de objetivos significativos, ya sea estableciendo nuevos objetivos o reconectando con los de largo plazo, puede ayudarte a comenzar a reducir la procrastinación. 

Esta práctica también debería permitirte establecer mini-hitos para dividir un objetivo mayor en tareas del tamaño de un bocado.

3. Traslada las consecuencias del futuro al presente

Las consecuencias y recompensas lejanas son inefectivas para motivar a un procrastinador en el presente, según el autor y experto en hábitos James Clear, que demuestra cómo el momento de acción es el punto donde el dolor asociado con la tarea comienza a disminuir.

Una vez que comprendes el concepto de que con solo comenzar una tarea empieza a disminuir el miedo, el dolor o la ansiedad, se vuelve más fácil obligarte a realmente hacerla. La motivación entonces viene del impulso de comenzar, dice James.

4. Crea fechas límite falsas

Esta estrategia es particularmente útil para el buscador de emociones. Este tipo de procrastinador avanza con "experiencias cercanas a la fecha límite" que le fuerzan a trabajar eficientemente porque no tienen otra opción.

Aunque esta no es una solución sostenible para abordar cómo dejar de procrastinar o curarte del hábito, establecer fechas de entrega antes de la fecha límite real puede ayudar a reducir el estrés en los días finales de un proyecto o tarea.

5. Prueba herramientas y aplicaciones

Para muchos procrastinadores, a menudo, los calendarios están mal configurados y las listas de tareas permiten una priorización apresurada. Los procrastinadores crónicos pueden encontrar que las aplicaciones y herramientas diseñadas para el enfoque y la programación pueden ayudar a mantenerlos en el camino correcto.

La Técnica Pomodoro para aumentar el enfoque se basa en programar trabajo enfocado en intervalos cortos y puede ser una solución para ayudarte a dejar de procrastinar. Busca en línea un temporizador Pomodoro para probar este método tú mismo. Hay varias aplicaciones con buenas reseñas para iOS, Android y escritorio.

Una aplicación de tareas también es una gran solución si el papel y el lápiz no son efectivos. Una aplicación puede ayudarte a potenciar tus listas de tareas con características como priorización, categorías de tareas, etiquetado y notificaciones. Prueba Todoist, Google Tasks, o TickTick.

6. Divide las tareas grandes en partes más manejables

Una razón por la que la procrastinación puede tomar el control de la situación, especialmente para los tipos perfeccionista y evitador, es que una tarea dé la sensación de ser un gran esfuerzo. Superar la procrastinación en este caso puede ser tan simple como repensar una lista de tareas. 

Evita los grandes objetivos finales y divide cada uno en subtareas que te den una sensación de logro e impulso.

Este concepto se emplea a menudo en un entorno empresarial cuando los equipos trabajan en "sprints" (un conjunto de tareas trabajadas dentro de un marco de tiempo definido).

Ejemplo: en lugar de agregar "escribir plan de negocios" en tu lista de tareas, divídelo en tareas más pequeñas como "hacer investigación de mercado" (que luego puede dividirse más en "conducir un grupo focal" y "ejecutar un análisis competitivo") y "lluvia de ideas sobre valores de marca".

7. Elige formas productivas de procrastinar en tu propia vida

Hay una manera de procrastinar mientras sigues siendo productivo. Acuñado por el profesor de Stanford John Perry, la "procrastinación estructurada" significa abrazar el hábito de posponer las cosas a favor de elegir algo más que necesita tu atención.

"La belleza del método de procrastinación estructurada es que reconoce el desafío extremo de cambiar las preferencias temporales y correr con ella en lugar de contra ella", escribe el cofundador de iDoneThis Walter Chen. En otras palabras, elige una distracción que también te ayude a llegar a tu objetivo final.

"Revisar no es algo útil. Puede ser un verbo, pero no es una acción real. Cuando comencé a bloguear, siempre revisaba mis estadísticas sin razón", escribe Darius Foroux en su libro Do It Today.

Por ejemplo, si estás posponiendo construir tu tienda de comercio electrónico, en lugar de desplazarte sin sentido por las redes sociales, ejercita algo de autocontrol y enfoca ese desplazamiento en algo relacionado con la tarea. Navega por Pinterest, Behance, o sitios web de competidores para obtener inspiración visual para el tema de tu tienda o diseño.

8. Entra en la zona

¿Alguna vez has escuchado a un corredor describir la sensación de encontrar el paso perfecto, donde la carrera ya no se siente como trabajo, sino que avanza siguiendo un ritmo natural? Lo mismo se puede lograr para evitar la procrastinación mientras completas tareas grandes.

Comenzar es a menudo la parte más difícil para los procrastinadores, pero si las estrategias en esta lista pueden ayudarte a superar el mayor obstáculo, el resto es fácil. Muchos encuentran que un cambio en el ambiente o cierto tipo de música o ruido blanco puede contribuir a "entrar en la zona". 

La clave de cómo dejar de procrastinar podría ser tan simple como acertar con la lista de reproducción correcta.

9. Adopta la mentalidad de "terminar las cosas"

Esta es para el perfeccionista. La expresión "terminado es mejor que perfecto" es difícil de asimilar para este grupo, pero la perfección puede ser el enemigo del progreso. Adquiere el hábito de dar el salto con una V1 o un MVP (producto mínimo viable) de tu proyecto, como un lanzamiento suave del diseño de tu nuevo sitio web.

¿Cuál es el estado más básico en el que algo puede resultar presentable? ¿Qué es algo que puedes "terminar" en solo unos minutos? Los problemas siempre se pueden resolver después. 

En el caso de una tienda en línea, por ejemplo, una versión en vivo es una forma valiosa de identificar los aspectos que se deben mejorar mientras los usuarios interactúan con ella.

10. Genera el impulso

"El mayor desafío en trabajar en una tarea que consideras aburrida, difícil o poco atractiva, es comenzarla", escribe Damon Zahariades. "Pero algo extraño sucede una vez que comienzas: la ansiedad y el temor asociados con ella disminuyen rápidamente".

Organiza tu lista de tareas por prioridad, pero coloca las victorias rápidas en la parte superior. Si puedes adquirir el hábito de comenzar, pero marcando primero las tareas menos intimidantes, esto crea un movimiento hacia adelante, disminuye la duda personal y proporciona una sensación contagiosa de logro.

11. Crea un sistema de responsabilidad

Muchos nuevos emprendedores comienzan su negocio en solitario, asumiendo múltiples roles y sin rendir cuentas a nadie más que a unos pocos clientes iniciales. Esto puede suponer un cambio para quienes estaban acostumbrados a un trabajo de oficina, con plazos marcados por un responsable o un equipo grande al que responder.

Si aún no tienes esa forma de trabajar, debes buscar formas de generar responsabilidad fuera del modelo tradicional empleador-empleado. Haz networking para encontrar un compañero de productividad, comparte con él tus metas y plazos, e infórmale sobre tus avances. 

También puedes lograrlo si piensas en ti mismo como tu propio cliente. Lleva un diario de progreso: el simple hecho de escribir tus tareas o decirlas en voz alta puede motivarte a tener algo que mostrar cada día.

Deja de procrastinar: hazlo ahora en lugar de después

Los procrastinadores suelen ser hábiles trabajando bajo presión y terminando grandes tareas en tiempo récord. Pero la desventaja es que el trabajo y las relaciones pueden sufrir. La descarga de adrenalina mientras cumples fechas límite ajustadas podría acumularse con el tiempo en estrés innecesario, y la ansiedad de enfrentar tareas sin terminar podría tener impactos en tu salud mental.

El movimiento constante de intenciones hacia el futuro cercano puede sentirse inofensivo, pero considera a tu yo futuro. Antes de posponer otra tarea hacia mañana, toma tiempo en el momento presente para considerar la recompensa de hacerla hoy.

Por lo tanto, tú solo no puedes resolver tus problemas. Tal vez esto sea agregar un poco de complicación a tu día, pero considera lo siguiente:

"Te das cuenta de que todo el mundo procrastina. No hay solución simple. Es un dolor que tienes que experimentar para superar, y vale la pena".