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Guía completa sobre el uso de códigos de barras

Empezar a utilizar los códigos de barras en una pequeña empresa puede parecer desafiador y un poco caro para los pequeños emprendedores.

Sin embargo, las facilidades que aporta la utilización de códigos de barras son inmensas, ya que te permitirán tener un mayor control de tu stock, y saber qué productos tienen más salida y, por tanto, son más importantes para tu negocio.

Si estás pensando en utilizar los códigos de barras en tu empresa, este artículo te va a ayudar a resolver algunas dudas de cómo obtenerlos, cómo los códigos de barras funcionan y cómo usarlos de forma práctica y fácil.

 

¿Qué vas a aprender aquí?

  • Qué son y para qué sirven los códigos de barras
  • Breve historia de los códigos de barras
  • Tipos de códigos de barras más comunes
  • Qué significan los códigos de barras
  • Cuáles son las formas de obtener los códigos de barras.
  • Dónde comprar los códigos de barras
  • Aspectos legales de los códigos de barras

 

¿Qué son y para qué sirven los códigos de barras?

Los números que ves detrás de los productos, generalmente con un fondo blanco y barras verticales, son códigos de barras, también llamados códigos UPC y EAN (estos son los más comunes).

Todo producto posee un número de código de barras único, por lo que, si tienes un paquete de macarrones de 500 gramos y otro de la misma marca de 200 gramos, ambos tendrán códigos de barras diferentes. Así, para cada sabor, color o variación diferente del mismo producto que vendes, necesitarás un código de barras único.

Los códigos de barras se crearon para facilitar la integración de productos, mercancías, paquetes, etc. en el stock. En el pasado, había un gran problema de filas enormes de paquetes y falta de control de los stocks de los productos, y el código de barras surgió como una solución a este problema.

GS1 creó un modelo oficial para estandarizar los procesos de identificación de productos y gestión comercial, que existe desde 2006. Ese estándar es un código de barras alfanumérico que se utiliza en más de 140 países, que permite colocar una gran cantidad de información sobre un producto en un espacio pequeño.

Cada línea del código de barras representa un número 1, y el espacio en blanco representa un 0. Las dos barras finas y más comprimidas al principio y al final del código indican el inicio y el final del código de producto y sirven para facilitar la lectura del código por el escáner.

El sistema de código de barras GS1 es utilizado en todo el mundo y si quieres aumentar tu productividad, reducir costes, aumentar el control de tu stock y disminuir las colas de paquetería en tu empresa, entonces necesitas estos códigos de barras.

 

Historia

Los grandes supermercados y empresas que contaban con un gran stock de productos siempre tuvieron un enorme problema a la hora de controlar dicho stock y llevar a cabo una buena contabilidad. Para que te hagas una idea, algunas de estas empresas necesitaban tres días seguidos para hacer un balance.

Los trabajadores tenían que analizar producto por producto manualmente y los gestores, para tomar alguna decisión de compra, tenían que esperar esos datos. En muchas ocasiones, la única forma de control se basaba en ver qué productos faltaban en los estantes.

A mediados de la década de los 70 del siglo pasado, un grupo de ejecutivos del sector de los supermercados decidió que precisaba de algún símbolo o representación numérica que pudiese ser escaneado para aumentar la velocidad en las colas de los paquetes. Fijaron algunas especificaciones y pidieron a algunas empresas (entre ellas, IBM) una solución.

George Laurer, que trabajaba en IBM, se puso al frente del proyecto y creó el código de barras rectangular que conocemos hoy, y que también recibió el nombre de Universal Product Code (UPC).

El primer código de barras leído por un escáner fue de una caja de chicles en 1974.

 

Tipos de códigos de barras más comunes

Si eres un emprendedor y tienes una pequeña o mediana empresa, debes conocer los códigos de barras más comunes, así como para qué sirven. Abajo te pongo algunos ejemplos.

 

Código UPC-A

Los códigos de barras UPC-A (Universal Product Code), son usados en negocios al por menor, así como el sistema EAN-13. Sin embargo, son más utilizado en Canadá y los EEUU.

 Cuentan con 11 dígitos de datos y uno de verificación (un total de 12).

 

Significado de los números

El primer dígito representa el tipo de producto que se está identificando. Los cinco dígitos siguientes son el código del fabricante, y los siguientes cinco dígitos posteriores sirven para identificar un producto específico. El último dígito es de verificación.

 

Ventajas del código UPC-A

  • Capacidad de lectura óptica en todas las direcciones.
  • Es el más utilizado (junto con el EAN-13).
  • Soporte de datos rápido y eficiente para lecturas ópticas de gran volumen como cajas de supermercado.

 

Código UPC-E

El código de barras UPC-E también es utilizado en el comercio al por menor. Se le llama formato de UPC de “cero suprimido”, puesto que compacta el código UPC-A de 12 dígitos. Este código de barras suprime el dígito del sistema numérico, los dígitos finales del código de fabricante y los ceros iniciales de la parte de identificación de producto.

 

Código EAN-13

Este es el código de barras más utilizado para la comercialización de productos al por menor en Brasil. Es, por lo tanto, el sistema más utilizado por pequeñas empresas y emprendedores en este país.

Hoy en día, la mayoría de los mercados virtuales y físicas alrededor del mundo aceptan tanto los códigos de barras UPC como EAN. Solo los sistemas más antiguos solo aceptan uno u otro código. En Brasil, sin embargo, la mayoría aceptan ambos tipos de códigos de barras.

El sistema EAN-13 (European Article Numbering) es una versión europea del código UPC-A (Universal Producto Code). La diferencia es que el EAN-13 añade un 13º número, que, combinado con el 12, sirve para identificar el país dentro de la Zona Euro.

 

Significado de los números

Este código de barras contiene los datos de identificación del país, el nombre de la empresa que fabrica el producto, el número de identificación del producto, y un código de verificación.

 

Ventajas del código EAN-13

  • Capacidad de lectura óptica en todas direcciones.
  • El más utilizado junto con el UPC-A.
  • Soporte de datos rápido y eficiente para lecturas ópticas de gran volumen como cajas de supermercado.

 

Código ITF-14 o DUN-14

Este código es usado por la mayoría de los minoristas para la identificación de unidades logísticas, cajas o grupos estandarizados de productos. También se le llama SCC-14, GTIN-14 y Código de Unidad de Distribución.

Este tipo de código de barras no puede ser utilizado para productos único. Fue desarrollado para que los comerciantes pudieran controlar mejor sus mercancías.

Contiene 14 dígitos y es generalmente colocado en la parte exterior de la caja o del palet, lo que permite que las cajas sean digitalizadas desde una distancia mayor.

 

Ventajas del código ITF-14

  • Puede ser utilizado independientemente del producto que se ha fabricado.
  • Mayor control de los costes.
  • Atiende mejor a las solicitaciones de los comerciantes.
  • Identifica al distribuidor la cantidad de producto que ha entrado en el almacén.

 

Código GS1-128

El código GSI-128 es utilizado para codificar informaciones de rastreabilidad complementarias al código del producto (GTNI), como, por ejemplo, el número de lote, la fecha de caducidad y la fecha de producción. Cuando se trata de logística, este es el código más utilizado.

En los últimos años, el código GS1-128 ha asumido una gran importancia, puesto que hay una mayor demanda de rigurosidad a la hora de rastrear productos.

 

Significado de los números

Los dos primeros dígitos se refieren al identificador de aplicación y a la estructura de datos que se va a seguir.

El dígito de extensión, que viene después del identificador de aplicación, no posee una lógica definida y es usado, esencialmente, para aumentar la capacidad de las series de referencia.

Los 7-10 dígitos después del dígito de extensión se refieren al prefijo de la empresa GS1. Después, vienen los demás números de referencia propiamente dichos.

El dígito de verificación es el último número, y se calcula mediante un algoritmo de módulo 10.

 

Ventajas del código EAN-13

  • Flexible y configurable.
  • Adaptable a muchas necesidades diferentes.
  • Puede ser leído con lectores ópticos láser.

 

¿Cómo obtener códigos de barras?

Primero, tienes que determinar el tipo de código de barras que vas a necesitar.

El GS1 emite y certifica los códigos de barras. Sin embargo, los costes pueden ser un poco caros para pequeñas empresas y emprendedores, pues se debe pagar una tasa anual recurrente por el uso del código de barras. Las tasas son calculadas dependiendo de la cantidad de productos únicos vendidos por el fabricante.

El precio de la tasa anual se debe consultar directamente a GS1, en el caso de que el empresario, finalmente, decida que quiere comprarla.

 

¿Dónde comprar códigos de barras?

Sin embargo, existen alternativas más baratas para comprar códigos de barras a un revendedor. Esta es una buena solución si necesitas códigos de barras únicos en pequeñas cantidades, que es el caso de la mayoría de minoristas y emprendedores.

Puedes encontrar revendedores a través de internet, pero debes tener cuidado y asegurarte de que el vendedor es fiable, y que el código de barras es original y único, y que jamás se ha utilizado anteriormente.

Los códigos de barras certificados por la GS1 tienen una lectura un 26% más rápida que otros no certificados. En caso de que tengas dudas sobre dónde comprar los códigos de barras, puedes preguntar en los comentarios de más abajo.

 

¿Debo pagar por mi código de barras o puede generarlo yo mismo?

Para tener la certeza de que su código de barras es único y que solo te pertenece a ti, debes comprarlo.

Muchos minoritas usan códigos de barras generados aleatoriamente sin saber que eso puede perjudicarlos en el futuro. Por lo tanto, lo mejor que puedes hacer es comprar tus códigos de barras y quedarte con la mente tranquila.

 

Conclusión

Inicialmente los códigos de barras parecen un poco complicados, pero basta con buscar un poco en la web y entender el funcionamiento de todas sus variantes para ver que no son nada del otro mundo.

¿Te ha gustado este artículo sobre códigos de barras y tienes algo que comentar? Deja un comentario abajo y responderé tan rápido como sea posible.

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