Guía definitiva para gestionar envíos en las fiestas

Las fiestas navideñas son para las empresas el gran remate del año: si lo haces bien, comprobarás felizmente cómo se incrementan exponencialmente tus ventas. De hecho, en 2024, los comerciantes de Shopify alcanzaron un récord de 11.500 millones en ventas durante el fin de semana de Black Friday-Cyber Monday, un aumento del 24 % respecto al año anterior.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que los compradores online suelen hacer sus pedidos a última hora, lo que puede complicar la logística si no gestionas eficazmente la alta demanda de envíos.

Es fundamental planificar cuidadosamente los procesos de cumplimiento, de lo contrario, el cliente se llevará una mala experiencia. Sin una gestión adecuada, es posible que tus clientes no reciban su paquete en los tiempos estimados, lo que influirá directamente en la confianza del consumidor y en la calificación de tu negocio en las plataformas digitales.

En este artículo, descubrirás algunos consejos para gestionar envíos en las fiestas y para aprovechar al máximo la alta demanda de pedidos de la temporada navideña.

12 consejos útiles para gestionar envíos en las fiestas

1. Planifica tu proceso de envío
2. Prepara tu inventario con anticipación
3. Abastécete de suministros de envío y embalaje
4. Conoce y cumple las fechas límite de envíos en las fiestas
5. Establece una estrategia de envío en temporada alta
6. Etiqueta los productos de forma clara y precisa
7. Comunica tus opciones de envío y precios
8. Prepara tu política de devolución
9. Permite que los clientes hagan el seguimiento del estado de entrega de sus pedidos
10. Prepárate para gestionar las expectativas del cliente
11. Lanza ofertas navideñas temprano
12. Conoce las causas más comunes de los retrasos de los envíos en las fiestas

1. Planifica tu proceso de envío

Como ya has visto, de poco sirve despuntar en ventas online si no tienes la capacidad de gestionar todos los pedidos. La gestión del aumento de la demanda puede ser un desafío, incluso para los negocios mejor preparados.

Es importante que conozcas cada paso de tu proceso de envío y entrega, y tener una idea aproximada en tu cabeza no cuenta. Idealmente, los procesos deben estar documentados en algún lugar de tu oficina de fácil acceso para todos los miembros del equipo.

«Creemos en los almacenes basados en datos», comentaba Eva Garber, CEO de EVS. La mejor forma de salir triunfantes en las temporadas de ventas altas, es analizando los procesos de envío y anticipándote a las futuras compras. Para ello, es recomendable que solicites informes o estudies bien los procesos de envío de tu empresa. 

Primero, analiza cuánto tiempo lleva el empaquetado de cada producto. Una vez que conozcas ese dato, trata de proponer soluciones, en la medida de lo posible, que te ahorren tiempo. Por ejemplo, una muy buena medida es colocar los productos más vendidos cerca del lugar de embalaje.

Para determinar cuál es tu proceso, presta mucha atención a los próximos pedidos que envíes, o consulta con tu equipo si ellos manejan el cumplimiento. Haz una lista de cada paso y anota cuánto tiempo lleva finalizar cada uno de ellos (los tiempos aproximados están bien).

El proceso podría ser así:

• Revisar todos los pedidos abiertos en un lugar desde la página “Pedidos” en Shopify. (1 minuto).
• Organizar pedidos por área de entrega y método, como entrega local o recogida en tienda. (2 minutos).
• Recoger el inventario requerido para cada pedido basado en el método de entrega. (3 minutos).
• Imprimir albaranes de entrega en lote o usar la aplicación móvil de Shopify para ver los productos de cada pedido. (2 minutos).
• Conseguir embalaje del tamaño apropiado y cualquier extra, como materiales de marca, cupones o muestras gratuitas. (1 minuto).
• Imprimir etiquetas de envío en lote en el panel de control de Shopify para los pedidos establecidos que estás a punto de cumplir. (1 minuto).
• Configurar una “línea de ensamblaje” para tus albaranes de entrega, inventario, embalaje, extras y etiquetas de envío. (2 minutos).
• Empaquetar cada pedido con el albarán de entrega, inventario y extras. Luego, sellar y etiquetar cada paquete. (5 minutos).
• Adjuntar una etiqueta de envío a cada paquete. (2 minutos).

También es de vital importancia que hagas un pronóstico de cuánto producto vas a vender para así poder abastecer a tu empresa con los suministros necesarios para los envíos, como las cajas, cinta adhesiva y etiquetas adhesivas.

Ahorra tiempo comprando e imprimiendo etiquetas de envío en lote

Para ahorrar tiempo en cada pedido que cumplas, puedes comprar e imprimir múltiples etiquetas de envío al mismo tiempo en Shopify. También accederás a tarifas de envío más bajas y negociadas con antelación para Correos y SEUR cuando envíes con Shopify.

Configura Entrega Local o Recogida Local para clientes locales

Las opciones como entrega local y recogida local te permiten conectar con tu mercado cercano, poniendo más control en tus manos y menos en las manos de un transportista externo.

2. Prepara tu inventario con anticipación

A la hora de gestionar envíos en las fiestas, no dejes que la prisa navideña te pille desprevenido. Prepara tu inventario para poder cumplir con los pedidos a tiempo y evitar situaciones de desabastecimiento.

Revisa los números del año pasado de octubre a diciembre y busca tres cosas clave:

• Tus productos más vendidos.
• Tu tasa de rotación de inventario.
• Cualquier artículo que se agotó demasiado rápido.

Por ejemplo, si esos sets de velas de edición limitada se agotaron en la primera semana de diciembre, podrías querer duplicar tu pedido este año y tenerlos en stock para noviembre.

3. Abastécete de suministros de envío y embalaje

Ahora es momento de verificar que tengas suficientes suministros de envío, cajas y material de embalaje de productos para manejar tus ventas pronosticadas. Evita quedarte sin etiquetas adhesivas en medio de la gestión de tus pedidos pendientes.

Lo ideal sería que la política de devoluciones estuviera al alcance del usuario durante el mismo proceso de compra. Así tendrá la confianza necesaria para terminar de adquirir el producto. 

Como último consejo, hay que recordar que la devolución del dinero debe efectuarse lo más temprano posible, para evitar que el cliente se frustre al revisar, día tras día, si ya se ha realizado la devolución del cargo.

Considera agregar extras, como un servicio de envoltorio de regalo. Esto puede incentivar a los compradores durante las fiestas a aumentar su valor medio de pedido, pero necesitas planificar con antelación para asegurarte de tener suficientes suministros para pasar la temporada.

4. Conoce y cumple las fechas límite de envíos en las fiestas

Los transportistas publican cada año sus fechas límite de envíos para la temporada navideña, y en 2025 suelen hacerlo con mayor antelación y actualizaciones en tiempo real. 

Aun así, la alta demanda del comercio electrónico, los costes crecientes de la logística y posibles incidencias (como huelgas o fenómenos climáticos extremos) pueden afectar la puntualidad. Mantente al día con los calendarios oficiales y comunica con claridad a tus clientes los plazos de compra para que reciban sus pedidos a tiempo.

Fechas límite de envío para transportistas principales

La fecha límite de la temporada de envíos navideños dependerá de qué servicio y transportista estés usando. Aquí encontrarás información sobre las fechas límite de envíos en las fiestas según campañas anteriores para las principales empresas de transporte.

5. Establece una estrategia de envío en temporada alta

Las opciones de entrega del pedido influyen más de lo que crees en la conversión de ventas de tu tienda online. Según el tipo de producto que vendas, será más adecuada una estrategia de envío u otra. Para ello, es importante saber que dispones de tres modalidades:

Envío gratuito

Los costes de envío inesperados son una de las principales razones por la que los clientes abandonan sus carritos. Es muy habitual que el cliente abandone su carrito al ver los costes de envío. Una buena manera de evitar esto es ofreciendo la entrega gratuita, aunque hayas incluido este coste en el precio de los productos que ofreces.

Otra opción es ofrecerle esta modalidad solo a los clientes habituales, como si de un premio se tratara, para reforzar así la lealtad del cliente a la marca. Por último, puedes animar al cliente a comprar otro producto más, estableciendo la entrega gratuita a partir de un determinado coste.

Ventajas:

• Aumentar pedidos y conversiones.
• Cumplir expectativas del cliente.
• Aumentar la lealtad del cliente.
• Obtener una ventaja competitiva.

Desventajas:

• Podrías tener que cobrar más por los productos para cubrir el costo del envío.
• Las opciones de envío económico tienden a ser más lentas.

Tarifa plana de envío

Establecer una misma tarifa de envío para todos los productos es una buena manera para reducir los gastos a los que te enfrentas como empresario. De esta forma, el cliente no paga la totalidad del coste que tiene su envío, pero sí una parte. Gracias a esto, mitigarás el impacto que tienen los costes de entrega ante el consumidor.

Como ejemplo, es una buena opción establecer una tarifa plana de envío cuando vendes productos de diversa índole, para equilibrar los gastos de los artículos que son baratos pero de grandes dimensiones o de peso considerable.

Si, además de envíos nacionales, tienes clientes fuera de tus fronteras, lo más indicado es que establezcas una tarifa plana para envíos internacionales, sobre todo si envías paquetes de forma constante a ciertos lugares.

Ventajas:

• Sin sorpresas en los pagos.
• Consistencia en los precios de envío.
• Claridad y transparencia en los precios de envío.

Desventajas:

• Podrías terminar absorbiendo algunos de los costes.
• Puede ser caro al enviar artículos más grandes y pesados.
• Los clientes pueden no obtener la mejor oferta.

Coste exacto de envío

Esta opción consiste, básicamente, en que el cliente pague el coste exacto del envío. El inconveniente de esta modalidad es que te arriesgas a que, en los casos de costes elevados, el cliente potencial se arrepienta de su compra online antes de finalizar la transacción.

Ventajas:

• Bueno para artículos más pesados que cuestan más enviar.
• Transparencia en los precios de envío.
• El cliente paga la cantidad exacta para enviar sus productos.

Desventajas:

• Puede disuadir a los clientes de comprar artículos más grandes.
• Necesitas implementar herramientas adicionales en el proceso de pago para calcular el coste del envío.

Lleva pedidos a tus clientes locales

Puedes ofrecer a los clientes locales otras formas de obtener sus productos. Esto puede acelerar tu tiempo de entrega y crear una mejor experiencia del cliente mientras fomenta más ventas locales con el atractivo de opciones de entrega y recogida rápidas y gratuitas (o asequibles).

Envío internacional

El envío internacional puede abrir tu negocio a nuevos mercados, pero requiere una comprensión de las aduanas e impuestos relacionados en cada país donde vendas.

6. Etiqueta los productos de forma clara y precisa

Algunos de los factores que debes tener en cuenta a la hora de gestionar el proceso de envío, son el peso y el tamaño del producto: según estas dos variables, el envío tendrá un coste distinto.

Desde luego, si todos tus productos tienen un tamaño y peso similar, será más sencillo establecer unos costes y periodos de entrega fijos. En el caso de que no sea así, es recomendable agrupar los artículos según sus características. Una vez que ya hayas analizado todo tu inventario, entonces ya podrás establecer una guía de envío.

Tus etiquetas de envío son la clave para una estrategia de envío exitosa. Contienen toda la información que un transportista necesita para asegurar que los productos lleguen a su destino final a tiempo y dentro del presupuesto. Acelera esto asegurándote de que tus productos y paquetes estén etiquetados de forma clara y precisa con la información correcta.

Agregar un peso preciso a cada uno de tus productos ayuda a los clientes a ver costes de envío precisos durante el pago. Es bueno para ellos, pero también es bueno para ti: podrás imprimir rápidamente etiquetas de envío correctas para cada pedido porque no necesitarás actualizar o corregir el peso a mitad del cumplimiento.

7. Comunica tus opciones de envío y precios

Es esencial que el cliente sepa de antemano cuándo recibirá su paquete, especialmente a la hora de gestionar envíos en las fiestas. Por ello, debes indicarle hasta qué fecha tiene la opción de hacer pedidos y recibirlos a tiempo para regalárseos a sus seres queridos.

Si no tienes la capacidad logística de cubrir los plazos ideales, entonces, forzosamente, tendrás que detallar el plazo real. 

De la misma forma, deberás anunciar primeramente los costes de envío. De esta forma, el consumidor sabrá de antemano cuánto tendrá que pagar por su pedido y evitarás ahuyentarle cuando esté a un paso de confirmar su compra.

Los costes de envío inesperados pueden dañar tus tasas de conversión, pero “¿Cuánto costará?”, no es la única pregunta urgente que tus clientes tienen sobre el envío durante las fiestas. Igualmente importante es “¿Llegará mi pedido a tiempo?”.

Formas de comunicar información y fechas límite de envío

Más allá de aprovechar tu lista de correos, aquí tienes maneras adicionales de poner esa información frente a tus clientes durante las fiestas:

• Agregar un banner. Promociona precios, opciones y cronogramas de envío en un banner del sitio web de tu tienda.
• Usar un pop-up. Permite que los compradores sepan cuándo es tu fecha límite de envío en un pop-up.
• Agregar una imagen de página de inicio. O una sección que comunique claramente toda tu información de envío.
• Compartirlo en redes sociales. Permite que tus seguidores sepan tus fechas límite de envío en redes sociales.
• Enviar un recordatorio por correo electrónico. Permite que los suscriptores sepan cuándo necesitan hacer pedidos.
• Actualizar tu página de FAQ. Responde las preguntas de envío más comunes en un lugar destacado.

Crear una página de políticas de envío

Muchos clientes revisarán la política de envío de una tienda o la página de preguntas frecuentes, si tienen una pregunta relacionada con el envío. Poblar esta página con la información correcta ayuda a los clientes a encontrar respuestas rápidamente y reduce la necesidad de que se pongan en contacto contigo.

8. Prepara tu política de devolución

Terminar con éxito todo el proceso de envío no significa que hayas salido airoso del proceso de compra: aún faltan las devoluciones. Entre las causas más comunes de que el cliente devuelva su adquisición, se encuentran las siguientes:

• El producto no estuvo bien embalado y llegó con taras.
• Al cliente no le terminó de satisfacer, lo que podría significar que no le has dado suficiente información sobre él.

También es habitual que los productos nunca lleguen al consumidor final, pues había algún error en la dirección de envío.

Típicamente, el “Día Nacional de Devoluciones”, es decir, el día en que los compradores devuelven más pedidos a los vendedores, es el 2 de enero, pero dada la tendencia a extender la temporada de compras navideñas, es lógico esperar un mayor volumen de devoluciones en diciembre, enero y febrero.

Sea como sea, es importante contar de antemano con una política de devoluciones que especifique cómo realizarás la devolución dependiendo de cada situación.

Lo primero que debes hacer es analizar las causas más comunes de devolución. Una vez hecho esto, deberás decidir en qué casos correrás con los gastos de la devolución (usualmente cuando el producto llega en malas condiciones) y en cuáles lo hará el cliente (por ejemplo, cuando este se arrepiente de su compra).

A pesar de todo, es necesario indicar que una política de devoluciones gratuitas, aun cuando el cliente no se ha quedado satisfecho, mejorará notablemente la imagen de tu empresa y aumentará la confianza de los consumidores.

9. Permite que los clientes hagan el seguimiento del estado de entrega de sus pedidos

Después de que un cliente haya hecho una compra, querrá saber cuándo va a llegar. Las investigaciones muestran que los compradores están obsesionados con el seguimiento de pedidos y la visibilidad, por lo que es importante hacer que el seguimiento de envíos esté disponible para cada pedido, lo antes posible.

Cuanto más efectivamente comuniques las opciones de seguimiento de pedidos disponibles, menos seguimientos recibirás de clientes ansiosos.

10. Prepárate para gestionar las expectativas del cliente

Gestionar las expectativas del cliente es una parte crítica del proceso de envío. Los compradores quieren sentirse tranquilos, especialmente si han gastado una gran cantidad de dinero en tu tienda. A lo largo del proceso de envío, asegúrate de brindar un excelente servicio de asistencia al cliente.

Aquí hay algunas tácticas que puedes implementar para gestionar las expectativas del cliente:

• Proporciona comunicación clara. Mantente en contacto con los clientes durante todo el proceso de envío.
• Sé transparente. Informa proactivamente a los clientes sobre cualquier cambio en sus pedidos, ya sea un retraso en el envío o algo más.
• Establece fechas límite. Asegúrate de que los compradores estén al tanto de tu punto de corte de envío si quieren recibir productos para una fecha determinada.
• Responde a las preguntas frecuentes. Crea una página dedicada en tu sitio que aborde preguntas sobre los envíos comunes.
• Ofrece chat en tu sitio web. Implementa un chatbot o personal de soporte adicional que pueda interactuar con los clientes y dirigirlos a la información sobre envíos y seguimiento de pedidos.

11. Lanza ofertas navideñas temprano

Una estrategia clave es lanzar promociones navideñas antes que todos los demás. Lanzar promociones tempranas te ayuda a adelantarte a la competencia en esta época del año y distribuye tu carga de trabajo.

A la hora de gestionar envíos en las fiestas, ofrece beneficios como envío gratuito o descuentos por compra anticipada. Permite que los clientes comiencen a comprar en noviembre en lugar de esperar hasta mediados de diciembre. Esto significará menos estrés para tu equipo cuando llegue el verdadero caos navideño.

Mantén una lista de tus artículos más populares y sus proveedores. Si algo se vende más rápido de lo esperado, sabrás exactamente a quién llamar para un reabastecimiento de último minuto.

12. Conoce las causas más comunes de los retrasos de los envíos en las fiestas

A veces incluso los planes mejor trazados salen mal. Puedes hacer tu debida diligencia y tener una estrategia de envío sólida, pero aún hay cosas que estarán fuera de tu control que puede afectar a la velocidad de tus envíos.

Climatología

La Madre Naturaleza no tiene piedad con los horarios de envío (especialmente durante el invierno). El mal tiempo puede retrasar los envíos o, peor, dañarlos completamente.

Aumento en la demanda

Un aumento en las ventas es obviamente algo bueno, pero puede venir con algunas desventajas. Un incremento repentino significa que necesitas coordinar el envío para muchos más clientes.

Escasez de trabajadores

Las cadenas de suministro pueden experimentar escasez de mano de obra. Aunque esto está principalmente fuera de tu control, puedes moderar las expectativas del cliente manteniéndolos informados.

Presta atención a la experiencia de desempaquetado

A la hora de preparar el envío y su embalaje, debes tener en cuenta varios detalles: el diseño del embalaje, el etiquetado, las protecciones del artículo, la calidad y diseño de la caja, y demás atributos que puedan agradar al cliente.

El packaging, como se le suele llamar, resulta esencial para ofrecer al cliente una grata experiencia de compra. Gracias al empaquetado, podrás diferenciar a tu marca y añadir valor a tu producto. Hay empresas que, por ejemplo, incluyen una nota de agradecimiento para el cliente, lo que sin duda ayudará a incrementar la fidelidad de este con la marca.

Es tan importante el desempaquetado de un producto, que incluso hasta se ha inventado un concepto alrededor de él: el unboxing. Esta tendencia de redes sociales se basa, básicamente, en el desembalaje de los productos. Gracias a los videos de unboxing, el consumidor podrá observar qué le espera después de la adquisición de un producto por internet.

Ahora bien, si el unboxing ha tenido tanto éxito es porque juega con dos factores fundamentales: Por un lado, el contagio emocional de la ilusión o la empatía y, por otro, la creación de expectativas. Este último factor es el que nunca debes olvidar a la hora de empaquetar tus artículos.

Finalmente, presta especial atención a los envíos preparados como regalos. Son muchos los clientes que no podrán entregar en mano los regalos navideños a sus familiares o amigos. 

Para todas esas personas que necesitarán hacer las entregas mediante mensajería, deberías ofrecerles la posibilidad de personalizar su paquete como regalo, ya sea con un mensaje del comprador o con un envoltorio diferente. 

Este servicio extra ayudará a personalizar la experiencia del cliente y marcará la diferencia con quienes no lo ofrecen, lo que atraerá a nuevos clientes.

Planifica ahora para gestionar los envíos en las fiestas

Como pequeña empresa preparándose para obtener una parte de la acción de ventas navideñas, es importante tener tu logística en orden mucho antes de la temporada de compras navideñas.

Una vez que ya hayas finalizado con éxito todo el proceso de envío, toca la última fase: la cuenta de resultados. Solo mediante el análisis detallado de la gestión podrás mejorar para la próxima temporada de ventas. ¡Mucha suerte en los próximos picos altos de envíos!