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Teletrabajo: claves para ser eficiente

Teletrabajo

 

Trabajar desde casa reviste complejidades únicas. No es el camino de rosas que muchos se imaginan y en realidad, si no sabes gestionarlo correctamente, y es bastante seguro que muchos serán menos productivo desde sus casas que desde trabajando desde us oficinas. Por ello queremos compartir contigo las claves para hacer que tu trabajo desde casa sea lo más rentable posible y que le saques el máximo provecho a esta modalidad trabajo. ¡Vamos a aprender a ser rentables desde casa! 

Urgente e importante

Uno de los primeros problemas del teletrabajo es que existen demasiadas distracciones, muchísimas más que desde la oficina: amigos, hijos, mascotas, vecinos, nuestra TV con nuestras series preferidas, la PC o Laptop de uso personal llena de vídeos de gatitos, de juegos online y/o de otras distracciones.

Nuestro hogar es el sitio dónde más cómodos nos sentimos, y lo tenemos todo organizado para que así sea. Por ello, es muy fácil que esta comodidad se convierta en inacción o en distracción. 

Para evitar esto lo primero que necesitamos es dividir nuestra carga de trabajo de manera que seamos eficientes. Para ello existe una fórmula excepcional: La cuadrícula de Urgente e Importante. Esta cuadrícula nos permite reflexionar sobre las tareas que tenemos pendientes, estructurarlas y organizarlas de una forma racional, para abordarlas de manera eficiente. 

La cuadrícula es muy fácil de hacer. Divide una hoja en blanco en cuatro cuadrantes con los nombres: Importante / No-Importante / Urgente / No-Urgente. Una vez hecho esto tendrás algo similar a la imagen que colocamos a continuación: 

Cuadrícula para organizarse

Como podrás observar en la imagen hay áreas que se cruzan: Importante y Urgente, Importante y No-Urgente, Urgente pero No-Importante, o No-Importante y además…. No-Urgente. 

Las reglas de juego para usar esta cuadrícula eficientemente - que de hecho es un sistema que muchos CEOs y ejecutivos usan a diario - es la siguiente: 

  • Lo que sea importante y urgente hay que ponerlo en una lista de tareas a realizar de inmediato.
  • Lo que sea urgente pero no importante, debería ser delegado a otra persona o dejado para más tarde. 
  • Lo que sea importante pero no urgente, debemos asignarlo al cronograma de tareas y ponerle fecha y hora para realizarlo. 
  • Lo que no sea ni urgente ni importante, hay que eliminarlo de la lista de tareas pendientes o dejarlo para un tercerísimo plano.

Deberíamos usar esta cuadrícula todos los días, haciendo un proceso de reflexión de cinco minutos antes de comenzar nuestras tareas. Esto nos permitirá poner en orden los objetivos del día y saber hacia dónde y hacia qué estamos apuntando. Tener los objetivos claros, es vital para ser eficiente. Si no sabemos qué se supone que tenemos que hacer, las posibilidades de ser efectivos manejando nuestro día de trabajo, son mínimas. 


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Gestionar los recursos

Una vez que hayamos creado un mecanismo para determinar las prioridades y objetivos del día, tenemos que pasar al segundo problema de trabajar desde casa: la gestión de los recursos. En casa tenemos acceso irrestricto a una serie de recursos que, en nuestro espacio laboral regular, no solemos tener: dulces, bebidas refrescantes, comida, bebidas alcohólicas etc. Es vital por tanto controlarnos. Una de las consecuencias normales de trabajar desde casa, sobre todo en casos dónde estamos forzados a estar en casa sin poder salir a caminar o realizar actividades deportivas, es el comer por ansiedad o por gula. 

Teletrabajo

El ser humano tiene un mecanismo primitivo en su cerebro que lo empuja a buscar la satisfacción cuando se enfrenta a un problema o inconveniente. Cuando estamos trabajando desde casa, y topamos con uno de esos “líos” de oficina, con uno de esos problemas incómodos que no parecen tener solución o que sabemos que van a ser muy trabajosos, nuestro cerebro se frustra y activa un mecanismo que busca la satisfacción por cualquier método. Uno de los métodos más efectivos para el cerebro de generar placer es la comida. Por ello es que mucha gente asegura “comer por ansiedad” y razón no les falta. Esto cuando trabajamos desde casa, representa un gravísimo problema, un problema que puede traspasar el ámbito de la rentabilidad o la eficiencia laboral, y volverse un verdadero problema de salud. 

¿Cómo podemos evitar asaltar la nevera, o la despensa, cuando trabajamos desde casa? Pues forzándonos a una rutina. Una rutina que para que nuestro cuerpo la acepte de mejor manera, debería ser igual a la que teníamos si antes trabajábamos en una oficina o en una empresa, y si siempre hemos trabajado desde casa, pues entonces tendremos que tratar de que esta rutina coincida con nuestras necesidades básicas, pero con los horarios esperados de cualquier labor. Es decir, que no interrumpa la resolución de problemas y la ejecución de tareas que tenemos pendientes. 

Como norma general se puede aplicar la siguiente fórmula para establecer una rutina de trabajo en el hogar: 8 horas de trabajo por día, cada 45 minutos de trabajo continuo unos 5 minutos de descanso y distracción y unos 10 minutos para ir al baño o tomar líquidos o movernos de nuestro puesto de trabajo para estirar las piernas o cambiar la posición en la que estamos laborando. Cada 4 horas, podemos comer y tomar una pausa más larga de hasta 30 minutos. De nuevo, esta esquemática es la recomendada de manera general, pero cada uno de nosotros puede adaptarla, cambiarla o modificarla para que nos sea útil y cómoda a nuestras formas y maneras de trabajar. Lo importante es que la podamos repetir todos los días. 

Consejo Clave: No permitas que ninguna tentación interrumpa tu proceso de resolución de problemas. Sigue la regla del camarero aprendiz: Una cosa a la vez, y lo que se empieza SE TERMINA.

Trabajar desde casa

La rutina es la clave

Tal como hemos dicho con antelación, la rutina es la clave para gestionar los tiempos y ser verdaderamente eficientes en el trabajo desde casa. Y las cosas que rompen la rutina, son los enemigos de nuestra eficiencia. En el argot gerencial a estos elementos se les conoce como “ladrones del tiempo”. 

Los tres ladrones del tiempo principales son: Las redes sociales (Facebook, Youtube, Instagram, Tik Tok etc), las llamadas de teléfono entre amigos/familiares, el uso de internet de forma recreativa (visita a páginas web, páginas de viajes, galerías de fotos, etc). 

¿Cómo podemos controlar a estos ladrones? Pues la clave está en crear un Espacio Seguro Laboral (ESL). Nuestro ESL será una copia de lo que, en principio, es una oficina. Para ello escogeremos un lugar en nuestra casa que transformaremos, drásticamente, en otro ambiente (claro que siempre dentro de las posibilidades de cada uno). 

Home office
Es vital que sea muy distinto del resto de la casa a nivel de decoración, diseño y si es posible, inclusive colores. La idea es que el cerebro se vea confrontado con esta área de trabajo y entienda que allí solamente debe trabajar. Un espacio ideal es un cuarto que podamos convertir en despacho, con puerta cerrada y ventana luminosa. Si esto no es posible, podemos modificar un espacio compartido de la casa que tenga poco tráfico de otras personas o que nuestros familiares, amigos y conocidos, respeten y eviten estar en el área o interrumpir con música, charla o
vídeos (incluida TV) mientras lo estamos usando. 

Crear un espacio seguro laboral es un desafío particularmente complejo cuando vivimos en una vivienda compartida. En este caso, la clave para que esto funcione es que conversar con las demás personas con las que compartimos techo y hacerles entender la importancia que tiene este espacio para nosotros, para poder enfocarnos y ser rentables en nuestra actividad. 

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En el espacio seguro laboral ideal debemos tener: 

  • Solamente los dispositivos inteligentes necesarios para nuestra labor (computadores, tablets, teléfonos inteligentes, etc) y ningún tipo de dispositivo que pueda ser usado para ocio. Y si trabajamos desde nuestra laptop, es muy recomendable que la tengamos preparada para ser un equipo de trabajo, no de diversión. Si esto no es posible, toca tirar de fuerza de voluntad y recordar de nuevo, que mientras estemos en este espacio, estamos trabajando y es como si NO estuviéramos en casa. 
  • Para reforzar esa idea de que NO estamos en casa, es importante cambiar la decoración de este espacio. Pocos adornos o ninguno, líneas limpias, mesas limpias, sin objetos personales, sin cuadros o dibujos de los niños, sin fotos. Un espacio diáfano. Una taza de café, lapiceros y un reloj, son objetos que el cerebro asocia con trabajar, con tiempos y con rutina y que ayudan a mantener la ilusión de que estamos en un espacio de trabajo. Algo que se consolida con un diseño distinto al resto de la casa: si nuestra casa está decorada con colores claros, busquemos crear un espacio con elementos oscuros (una mesa negra, objetos negros o grises etc) si la casa está decorada con colores oscuros, construyamos el ESL con objetos claros. ¡Tenemos que romper con el diseño que se sienta que estamos en otro lugar! 
  • El ESL debería estar alejado de los lugares más transitados. Sobre todo por niños. 
  • El ESL debería estar bien comunicado con un baño cercano, pero a una distancia prudencial de la cocina o de otras fuentes de alimentos. ¡Hay que poner todos los metros cuadrados que podamos entre nosotros y la nevera!
  • En el ESL deberíamos poner una pizarra o “tracking sheet”, algún mecanismo gráfico y muy llamativo visualmente, que nos permita llevar el registro de las tareas que tenemos pendientes y que hemos organizando usando nuestro cuadrante de Urgente e Importante. 

Consejo clave: No te tires en la cama con la laptop encima y un café en la mesita de noche. ¡Ese no es el ambiente ni la atmósfera para ser rentable! Respeta lo que vas a acometer y dale a tu cerebro la señal adecuada de que vas a trabajar, creando un espacio en condiciones para ello.

Home office

 

Jugando en Casa = jugando en equipo

Trabajar desde casa tiene, obviamente, algunas ventajas poderosas. La principal es que las personas biológicamente tiene ritmos diferentes. Algunas personas son más productivas de día, otras de noche, algunas lo son luego de concentrarse en largos períodos, otras tiene pequeñas explosiones de productividad, a otras personas les debe “caer la musa encima” para ser rentables. Todos somos diferentes. Diferentes, pero no extraterrestres. Esto quiere decir que podemos conseguir, con un poco de esfuerzo de nuestra parte, saber en qué categoría caemos mejor, es decir, qué horarios son los más productivos para nosotros. 

Es precisamente cuando sepamos esto, que podremos adaptar mejor la rutina de trabajo. Una rutina hecha a nuestra medida. ¿Recuerdan que dábamos al principio una recomendación de las horas que se deben trabajar por día y los descansos intercalados? Bueno, eso se puede modificar en función a nuestra productividad. Pero para ello, tenemos que ser muy sinceros: ¿Realmente podremos hacer el trabajo más rápido si nos dedicamos a medio día un par de horas ver nuestras series preferidas y nos relajamos? ¿Si en lugar de comer en 30 minutos o una hora como haría en la oficina, me regalo 3 horas para descansar y así rendir más? ¿Es cierto que en la noche podré adelantar el trabajo que durante el día no pude sacar? Estas preguntas - y muchas más - tenemos que ir respondiéndolas de manera responsable, usando por ejemplo ensayo y error, probando fórmulas de fraccionar el trabajo, hacer lotes de horas, lotes de objetivos, etc. Pero siempre, SIEMPRE, midiendo los resultados de lo que estamos consiguiendo. 

Y sin olvidar que cuando estamos en casa, rara vez estaremos solos. Sea por amigos, sea por familiares, sea por nuestras parejas o nuestras mascotas, en casa no tenemos colegas de trabajo sino familia. Y esto es una diferencia monumental. Los colegas de trabajo están orientados - o al menos así podemos exigírselo - a los mismos objetivos que nosotros. Nuestras familias no. ¿Por qué decimos esto? Porque tu puedes ser muy productivo de noche, y muy capaz de sacar todo el trabajo del día en apenas dos horas cuando la musa te pega la inspiración a las 23:00, pero si a esa hora tu pareja quiere hablar contigo, tu hijo quiere que lo acuestes, tu perro se pone hiperactivo o tu vecino prende el karaoke… tu plan entero se va a ir al traste. Así pues, jugar en casa es poder jugar con tus tiempos, pero tienes que entender que tu no eres el único jugador, sino que probablemente, tengas más miembros en el equipo y ellos deben ayudarte a respetar tu cronograma de trabajo. 

Consejo Clave: Recuerda que en casa probablemente no estés solo. ¡Habla con honestidad y claridad con tu familia y tus seres queridos, conviértelos en parte de tu equipo al apoyarte respetando tu espacio y tus tiempos!

Trabajar desde casaEsto es particularmente importante cuando la persona trabaja por cuenta ajena. Si tu eres empleado de una empresa y tienes límites de tiempo para cumplir con tus objetivos, te recomendamos de corazón que tengas una reunión con todos los demás seres humanos - y con la mascota tampoco estaría mal - para explicarle a todos tus reglas, horarios y tiempos en los que eres más productivo y pedirles que sumen esfuerzos a la causa, para no crear distracciones o interrupciones y para que puedas dedicarte por completo a la tarea que tienes entre manos: ¡Hacer crecer tu negocio!

Frank CalviñoAutor: Frank Calviño es escritor y periodista, especializado en el mundo de la comunicación corporativa, marketing online y la opinión pública. Realiza asesorías en materia de comunicación a empresas de todo el mundo y a políticos de diversas latitudes.

 

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