¿Qué es un ciclo contable?
Es el proceso de aceptar, grabar, clasificar y acreditar los pagos hechos y recibidos dentro de una empresa durante un periodo contable en particular. Las compañías generalmente hacen balances de sus libros cada tres meses y luego otra vez cuando termina el año, aunque otros prefieren asentar los libros diaria o semanalmente, esto es mucho trabajo pero puede hacerse si así lo deseas.
Basados en las transacciones grabadas como parte del ciclo contable, la declaración financiera como los reportes del flujo de dinero, declaraciones de pérdidas y ganancias y las hojas de balance pueden ser preparadas. Una vez que todas las cuentas del negocio han sido balanceadas, se cierran por ese periodo y uno nuevo es creado.
Pasos en el ciclo
Depende de con quien hables, el ciclo contable puede tener de siete a nueve pasos, basados en cuan detallado esté cada paso.
1. Las transacciones financieras ocurren, como vender el inventario, comprar materiales o hacer pago, por ejemplo.
2. Esas transacciones son anotadas en un diario financiero, dependiendo en que fue gastado el dinero o de donde originó. Los débitos son usados para indicar el dinero gastado y los créditos usados para el dinero que se recibe.
3. Las transacciones se colocan en el libro mayor, que es la lista de todas las cuentas de la empresa que generan un impacto, como la renta o el presupuesto de marketing.
4. La final del periodo contable, haces un borrador de balance para verificar que todo lo números estén balanceados. Frecuentemente, no lo están, por lo que son necesarios ciertos ajustes.
5. El siguiente paso es tratar de encontrar la razón del desbalance y corregirla.
6. Una vez que las cuentas estén balanceadas, la declaración financiera es preparada.
7. Al final del periodo, los libro se cierran y nuevas cuentas de ingresos y gastos son creados con los balances en cero. Estas se usan para el nuevo periodo contable.
El problema con el balance
El propósito del ciclo contable es asegurar que todo el dinero que entra y sale de un negocio sea contabilizado. Por eso el balance en tan importante.
Sin embargo, los errores ocurren frecuentemente a la hora la grabar las entradas, lo que lleva a un error en el balance por lo que necesita ser ajustado para que los débitos y los créditos coincidan. Las razones más comunes para el desbalance de cuentas incluye:
- Olvidar una transacción
- Colocar una transacción en la cuenta equivocada
- Colocar una transacción como débito siendo crédito, y viceversa
- Duplicar las anotaciones
- Colocar el monto incorrecto
Una vez que se descubre el error, es fácil corregirlo.