¿Qué es Contabilidad de Caja?
Contabilidad de caja consiste en reconocer el efectivo solo cuando se recibe y no cuando se gana. Los ingresos provenientes de las cuentas de crédito no se incluye en contabilidad de caja hasta que estén en la cuenta de negocios. La contabilidad de pago de gastos ocurre cuando el negocio los paga, no cuando ocurren.
¿Quién Usa Contabilidad de Caja en los Negocios?
La contabilidad de caja la utilizan normalmente los individuos o compañías pequeñas que trabajan casi exclusivamente con efectivo. Si una empresa o individuo posee mucho efectivo con un flujo de fondos alto y positivo entonces la contabilidad de caja es fácil de administrar y un método efectivo de contabilidad.
¿Cómo Funciona la Contabilidad de Caja para los Negocios?
Las ventas de contabilidad de caja que involucren efectivo son las únicas que aparecen en los libros de la empresa, al igual que cualquier gasto pagado en el período contable. Si, por ejemplo, una tienda que vende zapatos deportivos utiliza contabilidad de caja, el dueño puede solo contar las ventas cuando reciba el efectivo de cualquier par de zapatos vendidos. El dueño no incluye las ventas realizadas con tarjeta de crédito o a partir de una cuenta de crédito, solo cuando el pago llega a la cuenta. Los gastos también se cuentan cuando la tienda los paga. Al final de un período contable, el dueño calcula el flujo de fondos de la cuenta y los gastos pagados durante ese período.
Inconvenientes de Contabilidad de Caja
Una compañía o individuo que utilice contabilidad de caja corre el riesgo de tener una cuenta engañosa de su negocio. Si el dueño paga gastos como facturas y salarios sin incluir todas las ventas, el balance puede verse deficiente en los libros de contabilidad. Parecerá que el negocio tiene un flujo de fondos negativo o pobre, lo que puede llevar a problemas con las empresas acreedoras. Por el otro lado, la tienda puede verse más rica si hay pocos gastos en el período contable. Ésto es particularmente peligroso si ocurren gastos, como mercancía comprada a crédito, pero no contada en los registros de la tienda. El dueño podría invertir en otro lado o tomar un salario mayor, aunque el negocio no pueda costearlo por los momentos.
Por las faltas de precisión en la contabilidad de caja un negocio podría no verse de la manera indicada frente a los inversionistas potenciales si el flujo de fondos es pobre o si hay muchos gastos llamativos. Estos problemas también pueden llevar a otras dificultades, como aquellas relacionadas con las finanzas y el banco, la mayoría de las empresas prefieren no utilizar contabilidad de caja, y optan por usar el método de contabilidad de ejercicio para mantener las cuentas de negocios.